Utrechts Verbond - Afgelopen zaterdagmiddag had een aantal mensen in Utrecht een spannende tijd. Hoe zou het allemaal verlopen? Zouden er klachten van omwonenden komen? Zouden de bezoekers zich goed gedragen? Zou de organisatie haar beloftes wel nakomen? Zou het goedkomen, op zo’n plek, met zoveel bezoekers, midden in de nacht, en met zo’n beladen voorgeschiedenis? Het antwoord: JA, JA, en nog eens JA.

Ik heb het natuurlijk over Stekker in de Tunnel, het initiatief van Vers Vermaak, waar ik me de afgelopen twee maanden vol overgave op gestort heb. Eerst vol goede moed, toen verslagen en wanhopig om uiteindelijk alsnog met een voldaan gevoel afgelopen zondagochtend 9.00 uur in bed te duiken voor een welverdiende dagrust.

Stekker in de Tunnel had een hoop voeten in de aarde, dat weet iedereen die er al iets over voorbij zagkomen het afgelopen jaar. Die voorgeschiedenis lees je onder andere hier en daar terug. Daar wil ik het nu niet meer over hebben. Ik schrijf deze column voor andere ondernemers die de ‘rafelrandjes’ (© Jan van Zanen) van Utrecht invulling geven. Ik geef graag wat tips mee die je kunnen helpen bij het invullen van die rafelrandjes die Utrecht oh zo hard nodig heeft.

Zoek het uit

Het allerbelangrijkste: zoek het uit. Je hebt ongetwijfeld een goed idee en een toffe locatie in je hoofd, maar daar blijft het niet bij. Alles is gebonden aan regels en vergunningen, dus als je niet van plan was een ‘illegale’ te organiseren, zul je je huiswerk moeten doen.

Moet je een vergunning aanvragen? Hoe lang heb je hiervoor nodig? Heeft de locatie een horecavergunning? Staan er geluidsgevoelige objecten in de omgeving van je locatie?Verwacht je overlast te bezorgen? Hoeveel kaarten kan je verkopen? Hoeveel nooduitgangen zijn er? Wat voor publiek wil je trekken? Is het de moeite waard? Dit is slechts een kleine greep uit de vragen waar je van tevoren het antwoord op moet vinden. Overigens zijn er genoeg mensen, ook bij de gemeente, die jeop weg kunnen helpen.

Neem de tijd

Hier ging het fout, een jaar geleden. Ongeduldig als ik was, wilde ik zo snel mogelijk die tunnel in. Enthousiasme is goed, maar zorg ervoor dat je de tijd neemt, zeker als je een locatie wilt gebruiken die ‘nieuw’ is. Iedereen is gebaat bij een lang aanlooptraject. Niet alleen jij, ook de hulpdiensten en de gemeente hebben die tijd nodig. Zij zijn niet continue met jouw evenement bezig zijn, maar komen eerder uren in een dag tekort om al hun taken zo goed mogelijk uit te voeren.

Maak een plan

Alles uitgezocht? Datum geprikt? Tijd om een plan te maken! Omschrijf je publiek, je evenement, maak een veiligheids - en calamiteitenplan (er zijn overigens organisaties die hierin gespecialiseerd zijn), laat zien dat jouw evenement op die plek kan en zorg, indien nodig, bijvoorbeeld voor een geluidsonderzoek. Hier vind je een hele bloemlezing aan dingen waar je op moet letten. Hierover organiseerde Utrechts Verbond recentelijk ook een publiek evenement, zie hier.

Geef niet op

Je hebt je plan ingediend, een vergunning aangevraagd, maar dan komt de feedback: er mist nog van alles, je hebt dit en dat niet goed gedaan en er zijn nog bezwaren van politie en brandweer. Kortom: de moed zinkt je in de schoenen, je vindt het onbegrijpelijk dat je bepaalde vragen krijgt en dat je sommige dingen nóg duidelijker uit moet leggen. Het heeft weinig zin om je hierover op te winden; tel tot 10 en probeer het nog een keer. Dat klinkt als een suf cliché, maar het is echt waar. Laat je niet uit het veld slaan door tegenslag en onbegrip.

Ik kan hier een boek over volschrijven, maar dan wordt dit stuk te lang. Daarom laat ik het hierbij en wens ik jou veel succes met de plannen die je hebt. Heb je een vraag? Mail gerust, misschien kan ik je op weg helpen. Voor nu hoop ik dat je vooruit kunt en jouw bijdrage aan deze mooie stad werkelijkheid kan laten worden.

Utrechts Verbond organiseert binnenkort een vervolg op de avond over veiligheidsplannen. Houdt www.utrechtsverbond.nl in de gaten. 

Lodewijk Rondeboom, namens Utrechts Verbond

Iedere twee weken verschijnt er een column van één van de leden van het Utrechts Verbond over (actuele) onderwerpen die voor creatief Utrecht van belang zijn. Reageren? Dat kan via info@utrechtsverbond